Description :
Par voie statutaire ou contractuelle
Pour la Direction du Protocole, son Directeur
Réf. 2010-022
Attaché territorial - catégorie A

Missions :
La direction du Protocole, sous la responsabilité du Directeur de Cabinet, est chargée d'assurer la logistique, de participer à l'organisation des manifestations initiées par Montpellier Agglomération et de s'assurer que la représentation de la Communauté d'Agglomération est effective dans les évènements ou manifestations pour lesquels Montpellier Agglomération est partenaire.
La Direction du Protocole, doit veiller à la mise en place des préparatifs d'accueil des différents publics et plus spécialement des délégations extérieures ainsi qu'à leur bon déroulé.
Elle assure les prestations de réceptifs internes ou en contrôle l'exécution par des prestataires extérieurs.
Le titulaire du poste est chargé de manager l'ensemble du service, 19 personnes, et d'en superviser le travail.
Il veille à l'exécution des missions.
Il est assisté d'une adjointe.
Le titulaire du poste est en particulier chargé de remplir les fonctions suivantes :
Coordination des équipes pour la réalisation des manifestations et réceptions, pour lesquelles, il peut être force de proposition.
Relation avec les fournisseurs.
Suivi de la gestion administrative et comptable de la Direction.
Elaboration du rapport d'activité du service.
Suivi des listes d'invités et de leurs réactualisations.
Elaboration des prises de parole, gestion des invités lors des manifestations.
Activités principales :
Elle a pour principales missions :
La préparation des réceptions, des réunions, conférences, repas, inaugurations, pose de première pierre et toute autre manifestation ou évènement se déroulant en interne ou en externe.
Le suivi des préparatifs et de la tenue des repas officiels. Le service des repas ainsi que des buffets.
La réalisation, la fabrication, la mise sous pli et l'envoi des cartons d'invitations.
La gestion des réponses et des relances.
Le transport des personnalités.
L'accueil des délégations.
L'accueil de l'Hôtel d'Agglomération, la tenue des différents salons d'attente.
La gestion du stock des objets publicitaires et des cadeaux prestiges et tout particulièrement, la préparation des dotations validées par le Cabinet du Président.
La préparation des salles pour les réunions.

Description du candidat :
Savoir Faire :
Bonne connaissance du fonctionnement d'une importante collectivité.
Expérience similaire ou équivalente exigée.
Maîtrise des règles protocolaires en vigueur dans les collectivités.
Savoir Etre :
Rigueur, grande disponibilité, réelles qualités managériales.

Description du recruteur :
Communauté d'Agglomération de Montpellier

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